90. Como me organizo | Métodos, ideas y consejos

Todos tenemos nuestros propios métodos para mantener una vida organizada, poder cumplir tareas y asistir a eventos importantes de nuestro calendario.

Hoy te quiero contar lo más resumido posible, cómo me organizo actualmente para que saques algunas ideas y tengas en el artículo que acompaña este episodio consejos y herramientas para poner en práctica.

Introducción

El autor Stephen Covey de «Los siete hábitos de la gente altamente efectiva».

Menciona una frase en su libro representando la evolución de 3 generaciones de la teoría de la administración del tiempo.

“Organizar y ejecutar según prioridades”

Stephen Covey

La administración personal ha evolucionado siguiendo una pauta similar a la de muchas otras áreas del esfuerzo humano.

La primera generación. Podría caracterizarse por las notas y listas de tareas.

La segunda generación. Podría caracterizarse por agendas. Esta ola refleja el intento de mirar hacia adelante, programar los acontecimientos y actividades del futuro.

La tercera generación. Refleja el campo actual de la administración del tiempo. Suma a las generaciones precedentes la idea esencial de priorizar, de clarificar valores, de comparar la importancia relativa de las actividades, sobre la base de su relación con esos valores.

Está se centra en:

  • Establecer metas.
  • Objetivos a largo, medio o corto plazo (a los cuales se invierte tiempo y energía).
  • Mantener todo en armonía con nuestros valores.
  • También incluye el concepto de la planificación diaria.

Muchas personas se sienten asfixiadas por los programas y los planificadores, tenemos muchas alternativas y no sabemos cual elegir.

Además la que elegimos a veces no es la correcta y ya invertimos tiempo en aprenderla.

Volviendo a las técnicas de la primera generación (notas y listas de tareas) o la segunda  generación (agenda) para preservar las relaciones, la espontaneidad y la calidad de vida.

La cuarta generación. Este libro menciona que está emergiendo una cuarta generación muy diferente.

La cual reconoce que la “administración del tiempo” es en realidad una denominación poco feliz.

El desafío que tenemos actualmente no consiste en administrar el tiempo, sino administrarnos a nosotros mismos.

En lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, las expectativas de la cuarta generación se centran en preservar y realzar las relaciones y en alcanzar resultados: en síntesis, en mantener el equilibrio P/CP.

(La efectividad reside en el equilibrio, en lo que denomino el equilibrio P/CP.

«P» es la producción de los resultados deseados, los huevos de oro.
«CP» es la capacidad de producción, la aptitud o el medio que produce los huevos de oro.

Si deseas aprender más gracias a este libro te lo recomiendo al 100%.

Objetivo del episodio

Te quería contar esta introducción antes de contarte cómo me organizo actualmente y medida que lo vaya haciendo te iré recomendado algunos consejos para que veas si puedes aplicarlos.

También en el artículo, voy a agregar la teoría o de donde saque yo estas ideas, así profundices de tal tema o tal método.

El combinar todo e ir modificándolo son ideas mías, fui personalizando mi administración cada año.

Ten en cuenta que existen muchas maneras de organizarse, ahora mismo utilizo esta manera, pero en unos meses quién sabe si cambio algo o continuo igual.

El objetivo principal es que encuentres tu sistema para organizarte, yo estaré dispuesto a ayudarte del otro lado de la pantalla, si necesitas preguntarme algo concreto en mi página de contacto sobre organización.

El método Bullet Journal

Hace un tiempo descubrí este método, su creador es Ryder Carroll, un diseñador y autor de productos digitales.

Un domingo estaba buscando una libreta en internet para tener un diario de agradecimiento y seguimiento de hábitos, para poder escribirlos a mano.

Estaba buscando una libreta onda moleskine y vi que muchos usaban este tipo de cuaderno para aplicar el método de este autor.

En realidad para ponerlo en práctica no se necesita comprar esta libreta, solo necesitas un cuaderno A5 y una lapicera.

Su sistema está muy bueno para personas que están iniciándose en esto para tener una vida bien organizada y sin utilizar tecnología.

Examina tu pasado. Ordena tu presente. Diseña tu futuro, así es como dice la portada de su libro.

Ryder carroll

Yo no sigo 100% el sistema porque lo combino con varios métodos que aprendí, desde que me interese en el tema de hábitos.

Pero si vos querés conocer este unico método al final de este artículo lo dejaré.

EXTRA

Antes de continuar, en su web también encontrarás la palabra “Bujo” es una manera de resumir Bullet Journal, también la diré para no estar repitiendo esa palabra constantemente.

Partes del método Bullet Journal

Iré parte por parte de este método y te diré qué hago yo en cada una para mantenerme organizado.

El sistema nuevamente te digo es simple, se basa en:

4 grandes partes y una serie de colecciones (que cada uno agrega a su gusto).

  • Índice.
  • Registro futuro.
  • Registro mensual.
  • Registro diario.

Vamos a dejar el indice al final, empezaremos primero por el registro futuro.

Registro futuro

Aquí puedes anotar fechas importantes, eventos, cumpleaños, reuniones, todo lo que sabes que sé aproxima con mucho tiempo de anticipación.

En mi caso aquí anoto lo que quiero mejorar según mes o enfocarme en determinado objetivo cada mes.

Determinó lo importante y no urgente que se debe planificar a largo plazo (según el libro de Stephen Covey).

Cada vez, reviso mi registró futuro para ver si estoy en el camino correcto en mis tareas diarias y mensuales.

Registro mensual

El registro mensual son dos páginas de tu cuaderno, en una página dibujas o colocas un calendario para ver qué toca hacer ese mes para programar actividades, eventos, etc. y en la otra página tendrás tu lista de tareas de ese mes.

Como verás esto es parecido al registro futuro, por eso muchas personas optan por no utilizar esta sección, si quieres puedes darle un excelente uso, todo depende de cómo la utilices.

En mi caso yo no utilizo el registro mensual en mí bujo.

Aquí utilizo Google Calendar (con el sistema time blocking) para mantener mis eventos organizados, entrenamientos presenciales, consultas por Skype, mis sesiones de entrenamiento via Skype (algo nuevo que estoy empezando a utilizar), fechas para ir al dentista, medico, cumpleaños, entre otros eventos.

Registro diario

Bien ya tenemos 2 partes, ahora continuamos con el registro diario, este va a ser clave fundamental de tu organización.

Porque de nada sirve organizar los meses, tus tareas, tu año en general, si en tus días no haces lo que te propones.

Cada noche antes de dormir reviso mi cuaderno y voy a la sección del registro diario, donde anoto las tareas que haré mañana.

“Las tareas del lunes se preparan el domingo”

Marcos david franco cornejo

Si no quieres anotar tus tareas con un día de anticipación, también puedes levantarte por la mañana agarrar tu bujo, colocar la fecha del día y empezar a anotar las tareas que tienes que hacer ese día.

Hacer esto es muy liberador, tú tienes control de tu vida.

Quizás digas o pienses, yo me levanto y ya salgo corriendo al trabajo o no tengo tiempo por la mañana.

La solución es levantarse unos 15 o 20 minutos antes para disfrutar el día como se debe.

Además este cuaderno te acompañará en todo momento, puedes escribir notas, ideas, pensamientos, eventos que luego pasarás a tu registro mensual o futuro.

El objetivo es pasar todo pensamiento de tu cabeza o tarea al cuaderno para liberar estrés.

“Nuestro cerebro no está hecho para almacenar tareas”

MARCOS DAVID FRANCO CORNEJO

Para mantenerme en foco en las tareas, utilizó el método Pomodoro 25 minutos de trabajo por 5 minutos de descanso.

Es mucho más productivo enfocarte completamente en una tarea un corto periodo de tiempo, luego descansar y repetir.

Además GTD para organizar mis tareas mediante Wunderlist, está es una aplicación de gestión de tareas (algo que podrás hacer con el Bullet o con una app).

Serie de colecciones

También te mencione que puedes agregar una serie de colecciones de manera opcional.

Y esta es una de las cosas que le faltaba o quería mejorar en mi sistema de organización, por lo cual busque el cuaderno.

Dependía cada día de mi celular o computadora para escribir mis ideas, pensamientos y tareas con una aplicación.

¿Qué colecciones puedo tener?

En las colecciones puedes anotar lo que quieras, te dejaré un video de 30 ideas de colecciones para tu bujo.

Las mías son básicamente 3

Seguimiento de hábitos. Que lo mencione el episodio pasado. Teoría del libro: Hábitos Atómicos.

Diario personal. Donde escribo que aprendí de tal día, agradecimientos por escrito, historias del día, dibujos, ideas, etc.

Lo que se me ocurra en ese momento lo escribo, son 5 a 10 minutos, a veces un poco más pero no es mucho tiempo y además es un momento muy bien invertido para mí, lejos de una computadora, pestañas y ventanas emergentes, me enfoco en escribir.

“Conexión mano-cerebro a flor de piel”

365 acciones para ser o hacer feliz. Está última colección se me ocurrió hace poco, ya hacía algo similar pero ahora creo que me gusta más como la organice.

Son 365 pequeñas acciones que puedo hacer por otras personas o por mí.

Ejemplo: Tomar mates en un parque bajo el sol.

Ejemplo: Abrir la puerta a mi vecino del departamento.

Son acciones muy simples. Creo que para hacer una por día es un manera fácil de empezar y hacerlo constante.

ÍNDICE

Una vez explicado y puesto escrito en tu bujo todo lo anterior, es momento de utilizar el índice, en este irá todo de manera bien ordenada.

Gracias a la numeración de las páginas de tu cuaderno y si no tiene, le puedes escribir abajo a la derecha el número a cada página.

Ya que esto te permitirá tener tu cuaderno ordenado y sabrás donde está cada parte, cada colección que escribiste.

ÍNDICE
Indicaciones o llaves
Registro futuro
Registro mensual
Registro diario
Colecciones
Seguimiento de hábitos
Diario personal
365 días acciones para ser o hacer feliz

Indicaciones

También es necesario utilizar una serie de indicaciones o llaves como las llama el autor, para saber lo que escribes.

El autor del método propone:

Un punto para una tarea
Una cruz para una tarea hecha
Una rayita para una nota
!Signo de admiración para una idea
Un círculo para un evento
Un círculo con una cruz un evento realizado o pasado

Entre otras más que puedes o no usarlas. También puedes utilizar los tuyos propios yo utilizo otros.

¿Y ahora qué? Como aplico estos métodos

¿Ahora que debes hacer después de escuchar esto?

Creo que lo más importante es que selecciones un sistema, un método una manera para organizarte. Una vez que tienen en mente alguno ponlo a prueba.

Está es la unica manera de saber si de verdad te va a servir o no.

Yo pase por varios de ellos y fui poco a poco eliminando y modificandolos hasta que quedó así.

Puedes revisar y profundizar de los siguientes métodos que te dejare en mi web, con personas que se dedican exclusivamente a determinado tema.

Te lo pondré fácil, aquí tendrás la explicación de cada uno y si tienes dudas de como empezar o quieres contarme cómo te organizas para ver que mejorar, me escribes ya sea en los comentarios del artículo o por privado.

Métodos que utilizo actualmente y mencionados en el artículo

Bullet Jounrnal de Ryder

El Bullet Journal está destinado a «ayudarlo a rastrear el pasado, organizar el presente y planificar el futuro». Es un sistema increíble que mantiene un registro de todo lo que podría desear.

GTD “organízate con eficacia” de David Allen

Es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado ‘Organízate con eficacia’.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico.

De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

Time blocking de Cal Newport

Concentrarse en terminar tareas grandes y pequeñas, una a la vez.

Esto te ayudará a limitar las distracciones, hacer las cosas más rápido y dejarte menos abrumado por largas listas de tareas pendientes. Para bloquear el tiempo de manera efectiva, debes averiguar qué tipo de cosas debe hacer cada día, mes y año.

El siguiente vídeo es un episodio del podcast Marketing Digital de Joan Boluda. Puedes escucharlo en esta misma página.

Hábitos atómicos de James Clear

Técnica pomodoro de Francesco Cirillo

La Técnica Pomodoro es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad.

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

La introducción de este episodio fue gracias a este tremendo libro.

Conclusión y despedida

Muchas gracias por escuchar este episodio que fue bastante teórico, pero ahora toca poner en práctica todo lo que aprendiste.

Ya sabes que aquí puedes escribir cualquier duda respecto a la organización, productividad, etc.

Disfruta mucho tu fin de semana, te espero el próximo el episodio.

Escucha el artículo aquí 🔴

Si no tienes tiempo para leer puedes escucharlo tanto en mi web, como en las siguientes plataformas:

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